【端的に話す】組み立てかた次第で話は伝わりやすくなります

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怒るおじさん自己研鑽
質問者
質問者

よく話が長い、要点がわからんと言われるのですが、どうしたらいいですか?

説明がわからないと怒る上司、いませんか?私の上司がまさにそうです。

「要点がわからん!」「整理してからこい!」罵声を毎日毎日浴びて仕事が嫌になっていました。

しかし、ロジカルシンキングを学び応用することでコミュニケーションが劇的に良くなり、上司に怒られることもほとんどなくなりました。

説明で意識するポイントは1つ。話の組み立て方だけです。

今回の記事は「端的に話すテクニック」についての話。

 

ロジカルシンキングを元に記事を作成しています。

 

端的に話すための話の組み立て方

 

端的に話すには?
課題 → 結論 → 理由の順番で話を組み立てる

これだけです。簡単ですね!

相手に話す前に頭を整理することが重要です。

 

慣れないうちは、説明したいことを、箇条書きで下紙に書きましょう。

それから、課題(テーマ)結論(テーマの答え)が何か把握しておきます。

特に課題を明確化しておくことが非常に重要です。

 

次に、話の順番を入れ替えましょう。

日本人は普通、理由から話し始めることを自然に感じます。

関西人は特に幼少の頃から「オチは最後に言うように」厳しい教育を受けていると思いますので、なおさらです。

 

端的に話すには意識的に話の順番を差し替えなければいけません。

 

・「課題」「結論」「理由」この3つの要素を網羅すること
順番を組み替えること

 

端的に話すときの具体的な会話と注意点

オチ先いうん?

例を使って説明します。

 

課題・・・相手側に状況をイメージさせることで、意見を理解してもらえる状況を作る

結論・・・自分の意見の結論を話す

理由・・・結論が妥当かどうか、相手が納得できるまで話しまくる

 

ひつじ
ひつじ

課題 

競合他社にシェアを奪われ、商品Aの売り上げが下がっています

 

結論 

この商品には見切りをつけ、次期商品の販売開始までに、価格を下げて販売し在庫を売り切るべきです。

 

理由 

なぜなら、競合他社の売り上げは弊社の5倍、市場優位はありません

 

大量生産によりコストを抑えており、コスト競争力の面でも圧倒的に不利です

 

販売が落ちる中、追加の設備投資は難しいという製造の見解が出ています

 

次期商品に経営資源を割くべきかと思います。

 

上司
上司

社内コストと在庫量、競合他社価格をまとめくれ。インパクトを見て値下げを評価しよう

 

 注意点1 結論を用意すること

何か問題が起きた時、もしくは改善案を思いついた時、現状だけ話していませんか

 

ひつじ
ひつじ

課題

競合他社にシェアを奪われ、商品Aの売り上げが下がっています

 

価格競争力において弊社は圧倒的に不利な状況ですが、コスト面で製造部と会話しても会話になりません

 

開発側にも新商品に関する案件に関しても問い合わせしていますが、回答待ちです。

 

一体なぜ製造部はこんなに頭が硬いのでしょうか?

 

前回の品質問題の時に我々がどれだけ・・・・

 

 

上司
上司

・・・。話がまとまってからもう一度報告して下さい。

 

 

 

これでは上司は助言も指示もできません。

聞いている方からすると、ただただ苦痛な時間です。

自分が主体で動いている案件に関しては、結論を用意してから人に話すようにしましょう。

注意点2 課題もちゃんと述べる

簡潔に話そうとしすぎて課題をちゃんと話さない人がいます。

 

(私です!人に説明するのあまり好きではありません!)

 

ひつじ
ひつじ

結論

商品Aには見切りをつけるべきです!(ドヤ顔)

 

上司
上司

・・・は? 売ってこいや

 

「簡潔に喋る」ことは「結論だけいう」ということではありません

まず、課題を提示し相手に今から何の話をするのか理解してもらいましょう

注意点3 理由は最後に話す

日本人に多いとされるパターンです。

 

ひつじ
ひつじ

課題

競合他社にシェアを奪われ、商品Aの売り上げが下がっています

 

理由

なぜなら、競合他社の売り上げは弊社の5倍、市場優位はありません

 

大量生産によりコストを抑えており、コスト競争力の面でも圧倒的に不利です

 

販売が落ちる中、追加の設備投資は難しいという製造の見解が出ています

 

次期商品に経営資源を割くべきかと思います。

 

結論

この商品には見切りをつけ、次期商品の開発までに価格を下げて販売し在庫を売り切るべきです。

 

上司
上司

ん?なぜ見切りをつけるのでしょうか?

ひつじ
ひつじ

え?だからコスト競争力の面で圧倒的に不利で・・

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

上司
上司

そうですか。製造はどう意見していますか?コストダウンはどうなってますか?

ひつじ
ひつじ

はい?いやだから・・

 

日本人は学校で「起承転結」を習うため、

起(課題)承(詳細)結(結論)」で話す方が自然に感じます。

 

冒頭でも触れましたが、関西人は特に・・。慣れないと怖い

 

しかし、聞いている方からすると課題と結論が離れた説明をされると、理解が難しいのです。

 

注意点4 結論に筋が通っていないと何言ってもダメ

 

ひつじ
ひつじ

課題

競合他社にシェアを奪われ、商品Aの売り上げが下がっています。

結論

この会社に見切りをつけ新しい企業を立ち上げましょう!

理由

製造はコスト削減できず、開発は新商品立ち上げにスケジュール感があるとは言えません。

この会社が攻勢をとることなどあり得るのでしょうか?いや、ありません。

部長!私と一緒に・・・

 

 

上司
上司

いや・・・娘の学費あるから・・

 

 

 

極端な例ですが、聞き手が納得できないことを結論にしても聞き入れてはもらえません。

  • 会社方針に沿っていないこと
  • 上司が気にくわないと思っていること

口だけ上手くても内容が伴っていなければ何の意味もありません。

あと空気を読むことも大切です。サラリーマンだから。

端的に話せる人は仕事ができる人

端的に話せる人は、ストーリーを自分の頭で整理できている人です。

説明が苦手な人はロジカルシンキングを勉強してみてください。私もこの本を読んで、上司に怒られる回数が減り仕事が劇的に楽になりました。


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