【主任クラス向け】Amazonの事例から学ぶ会議効率化

スポンサーリンク
自己研鑽
もじゃ
もじゃ

今日もかったるい会議やっとんのう!この会社は!

仕事中のコミュニケーションの取り方にいつも頭を悩ませています、もじゃひつじです。

会議は嫌い。でもリーダークラスになると会議は開催せざるを得ない。

  • 無駄な会議ばかりなのは・・うちだけ?
  • 他社ではどんな会議をやっているの?
  • 効率のよい会議って何?

そんな疑問を持つあなたは、ECの覇者、Amazon大先生から学びましょう。

この記事では「amazonのすごい会議」から私がおもしろいと感じた点を簡潔に解説。

  • 会議の4つの目的
  • Amazon式会議の効率化
  • 減らしたい会議の減らし方

ちなみに「amazonのすごい会議」はKindle Unlimitedの読み放題対象。

登録されている方は無料で読めます。まだ、登録していない方で、興味がある方は私が昔レビューした記事をどうぞ。

では、最後までよろしく。

会議の4つの目的

会議といえど色々あるので、まずは会議の目的を明確にカテゴライズします。

  • 意思決定の会議
  • アイデア出しの会議
  • 進捗管理の会議
  • 情報伝達の会議

うち、1,意思決定の会議、2.アイデア出しの会議、3.進捗管理の会議は必要な会議。Amazonではそれぞれ進め方に工夫がされており、詳しく説明します。

4.情報伝達の会議は「必要のない会議」。そのなくし方についてもAmazonでは工夫がされています。

Amazon式会議の効率化

大量にホワイトボードに紙はってみた

まずはAmazonの会議の効率化についての説明。

それぞれの目的に沿った工夫がされています。

意思決定の会議

アマゾンではプロジェクトリーダーが会議のオーナーであり、進行役。

まずは会議は沈黙から開始され、会議メンバーは資料の熟読を行います。

熟読を終えた後、会議メンバーは全ての内容を理解したという前提で議論が始まります。これにより、よくある「あ、後から資料に出てきますので・・」といった質問がなくなり効率的な会議ができます。

資料作成のルール

特筆すると、Amazonの社員は文章力が高く読めば全て理解できる資料作成が可能。

資料はナレーティブに書かれ、箇条書きはNG。理由は箇条書きの行間を読み手が勝手に想像するために起るミスリードを防ぐためです。

用紙は基本的に1枚、大掛かりな報告の場合は6枚でまとめられます。

  • 会議資料はナレーティブ
  • 用紙は基本1枚、大掛かりな場合は6枚

結論ファーストで簡潔にまとめる、社員の洗練された文章作成能力がAmazon会議効率化の1番秘密です。

このAmazon社員の文章構成力のコツは本書でしっかり紹介されています。

文章構成の作者の経験は結構本書のキモですので、しっかり中身を確認してください。(60分ほどで読めます。)

しつこいですが、Kindle Unlimited読み放題対象です。

3Wを決めてから会議を終える

Amazonでは全員が理解した上で必要なことを議論するので、会議はその場にいる全員が議題の結論にコミットした形で会議を終えれます。

ここで注意したいことは、リーダーは3Wを決めてコミットを具体化して会議を終了させることです。

  • 何を?
  • 誰が?
  • いつまでに?

会議後のアクションがなければ会議はただの会話で終わっってしまいます。

アイデア出しの会議

アイデア出しの会議は日本ではあまりやられない会議。(私も正直率先してやりたいとは思いません。)

(ブレストを行うことで)自分一人では思いつかなくても、ある人のアイデアに触発されて、新たなアイデアが誘発され、化学反応が起き始める

そもそも解決策がよくわからないテーマに対して、ブレストを取り入れれば何か良いアイデアが生まれるかもしれません。

私は現在ヨーロッパで仕事をしていますが、現地の人たちはブレストが好きみたいでよくやっています。(それ見て喋ってる暇あったら体動かせと思ってしまうのは日本人の悪い習性なのかもしれません。)

進捗管理の会議

アマゾンでの進捗管理は徹底的にKPIが重要視されます。

どんなプロジェクトもKPIが設定され、少なくとも週単位で観察されます。

この辺りはIT企業らしい発想な感じがしました。職種柄、データが数字で簡単に捉えられる環境のはず。

KPIの設定/取得方法にノウハウがあるからこそできるのでしょう。

何でもかんでも数字集めに躍起になっていても仕方がないので、我々普通の日系企業サラリーマンは「できるとこだけ真似する」・・ようにしましょうか。

減らしたい会議の減らし方

やりたいことは山の上

Amazonのすごい会議では「情報伝達の会議」は無駄と書かれています。

メールで済むのに何会議してんの?と言った具合。

もじゃ
もじゃ

メールやとあいつら(後輩や部下)理解せんからわざわざ会議開いとるんやろが!

気持ち、すごくわかります。

正直メールは、社内コミュニケーションツールとして2点(100点満点)ぐらいのツールでリマインダーぐらいにしか使えん。

会議もメールもダメならどうやって情報伝達するんでしょうか?

情報伝達の会議の辞め方

Amazonではワン・オン・ワンを重要視するようです。

  • 直属の上司と部下の間
  • 1週間に1度
  • 目標進捗(私生活の相談事をするときも)

私個人の経験からもこのワン・オン・ワンは非常に重要だと感じています。

これをおろそかにし始めると情報伝達にほころびが出始め、部下が違った方向に突き進みがちなイメージがあります。

正直、メールで一斉送信したり、会議で指示出した通り周りや部下が動けば楽。一方、ワン・オン・ワンの会話は非常に面倒です。

しかし、会社の1番の資産が人材であることを考えれば周囲や部下と対面する時間は非常に重要。

改めてここを認識しただけでも「amazonのすごい会議」を読んだ価値はありました。

Amazonの事例から学ぶ会議効率化

さて、かったるい会議から抜け出せそうでしょうか?

一人でやれれば良いのですが、仕事はなんやかんやで人との折衝がつきもの。

30代男性はの私たちはこの折衝に日々疲弊しているわけですが、諦めてはいけません。

あなたもAmazonのすごい会議を読んで社内コミュニケーションの方法を一度振り返って見てはいかがでしょうか?

ではこの記事が少しでもあなたのキャリアの参考になれば幸いです。

【サブスクで読める】Kindle Unlimited読み放題ってなに?

コメント

タイトルとURLをコピーしました